会議の資料を、1枚に畳む

会議の資料は、短いほうが読まれます。ただし短くする作業は、削る順番を決めていないと迷います。順番を先に決めておきます。

削る順番

背景の説明、経緯、検討した選択肢、結論、依頼。この順で削ります。逆に、結論と依頼は最後まで残します。ここを削ると、読んだ人が何をすればいいか分かりません。

1枚に残すもの

決めたいこと、その理由1つ、数字1つ、期限、依頼。5つです。理由は1つで足ります。2つ以上並べると、どちらも弱くなります。

AIに頼む部分

長い文章の圧縮は任せられます。「背景を2文に、結論は変えずに」と条件を付けます。結論を変えさせないのが要点です。任せきると、結論が丸くなります。

数字の扱い

数字は削りません。代わりに、出典と時点を横に書きます。数字だけ残して出典を消すと、あとで確認できなくなります。

まとめ

削る順番を決める、5つだけ残す、結論と数字は動かさない。1枚にする作業は、これで迷わなくなります。

参考：経済産業省